التناسق بين مدة الخطبة و محتواها - الاتصال

اختصار القصة

لنفترض أنك ستستخدم القصة الأولي، والقصة الثالثة، التي هي قصتك الشخصية. وتري مبدئيًا أن القصة الأولي تستغرق ثلاث دقائق، وقصتك الشخصية قد تستغرق خمس دقائق. لذا، فأنت الآن في حاجة إلي اختصار هاتين القصتين إلي النصف، وإليك الوسيلة للقيام بذلك.

راجع شريط الفيديو الذي سجلته لكل قصة مرة أخري، ودوِّن الأفكار الأساسية التي ناقشتها وكذلك سلسلة الأفكار التي في النسخة الأصلية، ولاحظ مستوى التفاصيل التي استخدمتها في كل فكرة أو مقطع  من مقاطع قصتك. وقرر أي مقطع أو أية تفاصيل يمكنك حذفها، أو فكر في كيفية إلقاء هذا المقطع من القصة باختصار. إنه عمل شاق! ولكنني لم أقل إنه أمر سهل. والآن سجل القصة وانظر كيف استغللت الوقت. كرر هذه العملية مع كل قصة، موليًا اهتمامك إلي أجزاء القصة التي يمكنك إلقاؤها بتفاصيل أقل. وأثناء هذه العملية، احتفظ في عقلك بملاحظات ودوِّنها أيضًا، لأنك قد تستخدم هذه المعلومات لاحقًا إذا طلب منك أن تلقى نفس الخطبة، ولكن في وقت أطول تلك المرة.

والفكرة الأساسية تدور حول عدم تغيير بناء خطبتك، ولكن تدور حول تقليل مستوى التفاصيل. ولهذا السبب، فأنت تحتاج إلي وقت لتحضير عرض قصير يكون أطول من الوقت الذي تحتاج إليه للتحضير لعرض طويل، لأنك سوف تكون في حاجة إلي تنقيح خطبتك واستخدام عدد أقل من الكلمات والتفاصيل دون الإخلال بالمضمون. والآن سجل الخطبة بالكامل، وراقب الوقت مرة أخري، وأدخل من التعديلات ما تشاء إذا دعت الحاجة لتبدو طبيعيًا عندما قصتك الشخصية، التي سوف تشعر بمزيد من الراحة إذا ما قصصتها كاملة بدون التقييد بوقت.

نصيحة اليوم

في كل خطبة جديدة- أقوم بإعدادها- أعد نسخة مدتها تسعون دقيقة، ونسخة مدتها ستون دقيقة ، ونسخة أخري مدتها ثلاثون دقيقة، بل ونسخة أخري مدتها خمس دقائق. وهناك عدة أسباب لإعدادي أربع نسخ من الخطبة حتي لو طلب مني إلقاء خطبة تدور حول نفس الموضوع في أكثر من مؤسسة أو شركة. فعلي سبيل المثال، ربما يطلب مني أحد العملاء التحدث لمدة ستة دقائق ويطلب مني عميل آخر التحدث لمدة خمس وأربعين دقيقة، وبالتالي فإن إعداد أكثر من نسخة من الخطبة يساعدني علي ملاءمة العرض للمدة الزمنية المحددة. وثمة سبب آخر، هو أن الوقت المحدد لي لإلقاء الخطبة، في أحيان كثيرة، يختلف عن الوقت الفعلي، كأن يتجاوز المتحدث الذى يسبقني المدة الزمنية المخصصة لي.

وقد واجهني هذا الموقف السيئ منذ فترة ليست بالطويلة عندما طُلب مني أن أكون المتحدث الرئيسي في اجتماع عُقِدَ بأحد الفنادق، وكان الوقت المقرر لخطبتي هو ستون دقيقة. وقبيل تقديمي، انطلق صوت إنذار الحريق، وكان علينا إخلاء المبني ولحسن الحظ اتضح أنه إنذار خاطئ، ومع ذلك، فعندما سمح لنا بالعودة إلي حجرة الاجتماعات كان قد مضي ثلاثون دقيقة. وكان من المقرر إنهاء عرضي في تمام الساعة العاشرة صباحًا، في حين أن الساعة تشير إلي التاسعة والنصف، فسألت المسئولة عن تنظيم الاجتماع حول كيفية التصرف في هذا الموقف.
ولأنني المتحدث الرئيسي وقد خصص لي من الوقت ستون دقيقة، فقد أخبرتها أن بإمكاني المضي قدمًا في هذا العرض أو  استخدام نسخة مختصرة. فطلبت مني إلقاء خطبة مختصرة بما لا يقلل من تحفيز الجمهور، واستخدمت النسخة التي تستغرق 25 دقيقة، والتي لم تكن ناجحة فحسب بل ساعدت علي إعادة المنتدى إلي الجدول الزمني المحدد له. ونتيجة لهذا، تم اختياري في العام التالي كي ألقى خطبتي الافتتاح والختام؛ لأن المنظمين قد أدركوا أن بإمكاني تلبية ما يفوق رغباتهم.

والآن سأقدم لك، من خلال المقال أدوات ستساعدك علي مد الجسور بينك وبين الجمهور وكذلك تحليلهم، ومن ثم، سوف تتمكن من صياغة خطبتك وفقًا لاحتياجاتهم واهتماماتهم.