خمس خطوات لإعداد خطبة ناجحة - اتصال

خمس خطوات من أجل إعداد محتوى الخطبة

تعد عملية إعداد محتوى الخطبة أمرًا عسيرًا علي العديد من الناس؛ ما الذي سأتناوله؟ كيف أتخير نقاطًا مثيرة للاهتمام؟ وخلال محاضراتي دائماً ما أتحدث عن حقيقة أن البدء هو أصعب جزء في إعداد الخطبة، وهو السبب الرئيسي في إحجام الكثير من الناس عن إلقاء الخطب؛ حيث ينفق العديد من الناس وقتًا طويلا في القلق بشأن كيفية استهلال خطبتهم. ونصيحتي لك هي أن تقوم بوضع المقدمة في نهاية مرحلة الإعداد، وتركز علي متن الخطبة أولاً.

وفيما يلي أقترح عليكم عدة خطوات لإعداد محتوى الخطبة: فعلي سبيل المثال، سأوضح لكم كيف أستخدم هذه الخطوات في مساعدة أحد عملائي علي إعداد محتوى خطبة تعليمية عنوانها "إعداد الطلبة للقرن الحادي والعشرين". والهدف من الخطبة هو للتعرف علي أفضل عشر مهارات يحتاج إليها الطلاب من أجل النجاح في القرن الجديد.

1. اجمع كافة المعلومات الممكنة حول الموضوع. علاوة علي هذا، ابحث عن التفاصيل الصغيرة التي تعتقد أنها قد تفيد. وبوسعك استخدام محركات البحث المحتفلة علي شبكة الإنترانت في البحث عن مصادر المعلومات، وذلك بإدخال كلمات بحث رئيسية ذات صلة بالموضوع. ثم دوِّن ملاحظاتك عن الموارد المختلفة، وصنف المعلومات وضع كلا منها في ملف منفصل. ومن أجل هذه الخطبة الخاصة، فإنني قد أجريت محادثات مع المعلمين عن طريق الهاتف، وجمعت أفكارهم ومعتقداتهم حول المهارات التي يحتاجها الطلاب لمواجهة الألفية الجديدة. وبما أن زوجتي "جوان" تعمل معلمة للطلاب من ذوى الاحتياجات الخاصة منذ خمسة وعشرين عامًا، فلقد سألتها أيضًا عن آرائها ومعتقداتها حول هذا الموضوع، ثم جلسنا معًا ووضعنا قائمة بالمهارات التي نرغب في أن يجيدها أبناؤنا.

والآن، سوف أستعرض معك بعض المصادر التي وجدتها، وساعدتني علي توسيع معرفتي بالموضوع:

• مقالة لــــــ "روبرت كيزليك" منشورة علي الإنترنت تحت عنوان "تعاملات توصيلة – التكنولوجيا والتفكير في القرن الحادي والعشرين، وتركز المقالة، في المقام الأول، علي أهمية إجادة التكنولوجيا. كما أنها تتضمن مثلاً يوضح أنه بدون التكنولوجيا الحديثة ستغدو العديد من العمليات الجراحية ضربًا من المستحيل.
• بعد اتصال أجريته مع أحد العاملين في الأكاديمية الوطنية للعلوم، زودني بمقالة بعنوان "الإعداد للقرن الحادي والعشرين – سياسة العلم والتكنولوجيا في العصر الحديث". وتناقش المقالة أهداف الأكاديمية الوطنية للعلوم، وتلفت الانتباه إلي أهمية إجادة مهارات البحث الأساسية، وكيف أن الناس في حاجة إلي قاعدة دراسية صلبة في مجالات العلوم والرياضيات والتكنولوجيا بهدف إعداد القوة العاملة لهذا العصر.
• مقال تعليمي وجدته علي شبكة الانترنت، تحت عنوان: "المهارات التي نحتاج إليها في القرن الحادي والعشرين"، ويناقش المقال المعرف والمهارات والسلوكيات التي يحتاج إليها الطلاب من أجل النجاح في الألفية الجديدة.

2. حلل المعلومات التي جمعتها أو صنفتها لتحدد المعلومات التي سوف تستخدمها. يتوقف كم المعلومات التي سوف تستخدمها علي طول خطبتك، فإذا طلب منك التحدث لمدة خمس دقائق فينبغي أن تكون المادة التي ستستخدمها أقل من تلك كنت ستستخدمها لو طلب منك التحدث لمدة ثلاثين دقيقة.

3. رتب المعلومات التي تود تقدمها وفقًا لترتيب منطقي. في هذه المرحلة، لا تهتم بطول العرض الذي ستقدمه، بل تأكد من أن خطبتك تسري وفقًا لترتيب منطقي. وبالنسبة لي فقد جلست مع عميلي وحللنا معًا مصادر معلوماتنا لنضع عشرة أهداف للطلاب.

4. رتب النقاط المهمة في خطبتك وفقًا لأهميتها، وحاول تحديد المدة التي تستغرقها للتحدث عن كل نقطة بناءً علي المعلومات التي جمعتها. لذا فقد تناولتُ مع عميلي القائمة التي وضنها في الخطوة الثالثة، مما ساعدنا علي وضع إطار زمني، وترتيب زمني لخطبته. ثم جهزنا بطاقة لكل نقطة في القائمة؛ بحيث يندرج تحت كل منها نقطتين أو ثلاث نقاط فرعية.

5. حَسِّن من تنظيم محتوى عرضك من خلال الخطوات التالية:

• أطلع المستمعين علي النقاط التي سوف يغطيها عرضك.
• أشر أو "استعرض" بعض النقاط الرئيسية كي تتمكن من جذب اهتمامك.
• ابدأ عرضك.
• اختتم عرضك بتلخيص للنقاط التي أن يتذكرها الجمهور.

الأهداف العشرة للخطبة الناجحة - اتصال

إليك قائمة بالأهداف العشرة – متن الخطبة – التي أود منك أن تعرفها :

1. مهارات التواصل الشفهية والمكتوبة. إن مهارات التواصل تتعلق بأكثر من مجرد الهجاء والقواعد. ويحتاج الطلاب إلي تنمية القدرة علي التواصل الفعال مع العالم بأسره. وفيما يتعلق بالتواصل في مجال الأعمال فقد يتضمن كل شيء؛ من نشرات داخلية إلي خطابات العمل والخطب الرسمية، وصولا إلي البريد الإلكتروني. وبتطور مجال الاتصال الشبكي والشبكات الهاتفية والاتصال الرقمي فقد أتاح ذلك لنا التواصل مع جميع أنحاء العالم مباشرة. لقد جعلت شبكة الإنترنت من العالم قرية صغيرة، وأصبح عالما يحتم علينا أن نكون تنوعاً في أساليب التفكير والمنطق وتبادل المعلومات.
2. مهارات التفكير النقدي والمنطقي وحل المشكلات. يبدو مصطلح "حل المشكلات" مصطلحًا غامضًا. وفي كل الأحوال لن تجد مشكلتين متشابهتين أو في حاجة إلي نفس الحل. وبالتالي فإن عملية حل المشكلات تتطلب عددا من القدرات المترابطة التي تعمل مع بعضها البعض مثل الإنصات، والتواصل، والتحليل النقدي، والبحت، والإبداع.
   وقد كثر الحديث في أيامنا هذه عن الحاجة إلي وجود مهارات التفكير النقدي في بيئة العمل، ولكننا لم نسمع الكثير عن كيفية اكتساب الطلاب لتلك المهارات. وأعتقد أن المواد الدراسية التي تتناول العلوم الإنسانية مثل الأدب، والفلسفة والتأليف، والتاريخ – والتي تتطلب جميعها تحليلا شفهيًا أو مكتوبًا ستتيح لهم الظروف الملائمة لتنمية مهاراتهم التحليلية. وبينما يعتبر التفكير النقدي أمرا مهما، فإن ذلك تفكير إبداعي، أو كما يطلق عليه الكثيرون: "التفكير خارج الصندوق". وعندما تكون قادرًا علي التعرف علي المشكلة وتحليلها ووضع حل لها، فهذا – في حد ذاته – مهارة نحتاجها جميعًا من أجل تحقيق النجاح. وسيكتشف أولئك الذين يتمتعون بخيال خصب وطموح أن أعظم مصادر الثروة هي الأفكار التي تدور في رؤوسهم.
3. المهارات الأخلاقية. يجد العديد من الناس صعوبة في تعريف مصطلح "أخلاقيات"، بيد أن معظم خبراء التعليم يتفقون علي أننا في حاجة إلي دعم الالتزام الشديد بالأخلاق داخل الطلاب. ولكي يتمكنوا من مواجهة القرن الحادي والعشرين وتحقيق النجاح، فإن الطلاب في حاجة إلي الانضباط الذاتي، الذي يملي عليهم الالتزام بالمواثيق الأخلاقية والتمتع بالقدرة. التقدم علي طريق تحقيق أهدافهم. لذا عندما نعرف الطلاب بالأخلاقيات – من خلال تطبيقات معينة ذات صلة بمجالات محددة – فإننا بذلك نزود أبناءنا بمعطيات الحياة المتحضرة التي لم يتم اكتشافها وتفحصها.
4. استخدام الكمبيوتر وغيره من المهارات التقنية: لقد أضحى استخدام الكمبيوتر وأنواع التكنولوجيا الأخرى، بلا شك، أحد ضروريات العمل في هذا العصر. وستلعب التكنولوجيا دورا حيويًا في إعادة تصميم النظم التعليمية في القرن الحادي والعشرين. فتكنولوجيا الكمبيوتر والاتصالات عن بعد هي التي تقود التجارة عبر شبكة الإنترنت. ويتوقع الخبراء أنه بحلول عام 2007 ستصل سعة التخزين في أجهزة الكمبيوتر المنزلية إلي 4000 ميجابايت علي الذاكرة الرئيسية و300000 ميجا بات علي أدوات التخزين. والكمبيوتر سوف يساعدك – وأنت في منزلك – علي الحصول علي مجموعة مذهلة من فرص التعلم والتجارة.
5. مهارات فريق العمل: يعتمد النجاح في العمل علي مهارات العلاقات الإنسانية بين الناس والقدرة علي العمل كجزء من الفريق، ويعتبر العمل الجماعي فنًّا يتطلب التدريب والخبرة. وقد تقدم الدورات التدريبية في العلوم الإنسانية للطلاب مزيدًا من الفرص لتنمية مهارات العمل ضمن فريق. وفي الغد ستشهد القوى العاملة تنوعًا واختلافًا عما هو عليه الحال اليوم. وستظل قدرتنا علي تنمية مهارات التعامل مع الناس تلعب دورًا حيويًا؛ خاصة مع تزايد فرص العمل من خلال المنزل والاعتماد المتزايد علي التكنولوجيا. وستكون مهارات التعامل مع الناس هي التي تفصل بين العالمين العاديين وأولئك الذين يسهمون في تحقيق إنجازات.
6. مهارات التكيف والمرونة: في عالم يشهد تغيرات متسارعة، يحتاج الطلاب إلي كتيب يحوى مهارات كثيرة وعميقة بالقدر الكافي لمساعدتهم علي التكيف مع الظروف المتغيرة وتنمية التوجهات التي تشجعهم علي المرونة، وهؤلاء الطلاب الذين يتعلمون التكيف مع تغيرات عالم الأعمال سوف يواصلون النجاح. ولعل قدرتك علي إدارة نفسك في عالم يسوده الشك وانتهاز الفرص والتغيرات السريعة يعد من أعظم التحديات التي ستواجهها خلال السنوات العشر القادمة.
7. مهارات حل الصراعات والتفاوض: من الضروري أن تحتوى المناهج التعليمية الابتدائية والثانوية علي مهارات حلي المنازعات. كما ينبغي أن يتضمن المنهج أنشطة بناء المهارات، تلك التي يحصل الطلاب من خلالها علي تدريبات لمنع الصراعات ونزع فتيلها وتجنبها. ويحتاج الطلاب أيضًا إلي تعلم كيفية التحكم في الغضب والإنصات والعمل مع أقرانهم من أجل إيجاد الحلول. وتلعب هذه المهارات دورًا مهمًا في تحقيق النجاح علي مختلف أصعدة الحياة، بما في ذلك العمل.
8. البحث عن البيانات واستيعابها وتطبيقها: تحتاج المدارس إلي إمكانية الدخول مباشرة إلي عالم المعلومات من خلال الكتب والوسائل الإلكترونية والتواصل البشري، مما يتيح للطلاب فرصًا لاختيار نظرياتهم التي خلصوا إليها من اكتشافاتهم. وينبغي أن تحافظ الولايات المتحدة الأمريكية علي مكانتها بين قادة المجال البحثي في العالم. وينبغي التأكيد علي تطوير الموارد البشرية مثل إعداد العلماء والمهندسين من أجل توسيع مجال العمل.
9. مهارات تعلم لغات متعددة: لقد أصبح سوق العمل يشمل المحيط العالمي، ومن ثم أضحى التواصل الفعال بأكثر من لغة أمرًا ضروريًا. ولقد جعلت شبكة الإنترنت من العالم قرية صغيرة، لذا ستغدو إجادة لغة أخري أمرا ضروريًا من أجل النمو الاقتصادي والسلام العالمي، بالإضافة إلي التعرف علي الجيران في العالم وتقديرهم والعمل معهم.
10. مهارات القراءة والمقالة: ينبغي أن تتماشى مهارة القراءة مع مهارات الإنصات والتحدث والمقالة والتفكير. وتعتبر مهارة القراءة أمرا أساسيًا في المناهج التعليمية، والقراءة هي الأساس الذي تبني عليه المهارات الأخري، وبدون أساس جيد سيواجه الطلاب صعوبات كثيرة علي تحقيق أهدافهم.

تخلص من العبارات الزائدة - اتصال

تخلص من كل ما هو زائد

إن مسألة كتابة خطبة صغيرة مترابطة ليس أمرًا يسيرًا علي الدوام. ففي كثير من الأحيان يكون من الضروري كتابة الخطبة ثم مراجعتها لحذف المعلومات غير الضرورية.

ولقد نقل عن "مارك توين"، الكاتب والمتحدث الشهير، قوله "إذا طلبتم مني الآن أن ألقى عليكم خطبة مدتها ساعتين فأنا مستعد، ولكن إذا طلبتم مني خطبة مدتها خمسة دقائق، فأنا في حاجة إلي أسبوعين لإعدادها". وهو أمر صحيح؛ فالخطبة القصيرة التي تواصل رسالتك بفاعلية في حاجة إلي جهد أكبر من الخطبة الطويلة، لأنك في حاجة إلي اختيار الكلمات التي ستستخدمها بعناية فائقة. وأتذكر أنني عندما كنت أريد من والديّ شيئًا فإنني كنت أتحدث وأتحدث، وحينها كانت تقول لي والدتي: "أدخل في الموضوع مباشرة". ستجد نفسك تفعل هذا عندما تتحدث وتستخدم كلمات إضافية لشرح ما تريد. لذا، فأنت في حاجة إلي تعلم حذف الكلمات الزائدة والتحدث بوضح.

سوف تساعدك هذه النصائح علي زيادة انتباهك إلي أسلوبك في التحدث:

• فكر في الكلمات التي تود استخدامها قبل البدء في الحديث.
• فكر فيما تود قوله قبل أن تفتح فمك.
• إذا وجدت نفسك تقول "أوه" أو "آه" (عبارات زائدة) فتوقف وكرر الجملة، ولكن هذه المرة استبدل "أوه" بفترة صمت.
• استخدم الوقفات باعتبارها وسيلة فعالة، واعمل جاهدًا علي استبدال الزوائد اللفظية بوقفات تسمح لعقلك بمعرفة ما ستقوله لاحقًا والتفكير فيه.
• تدرب علي بعض الحيل السريعة من خلال المواقف اليومية، مثل إجراء المكالمات الهاتفية أو التحدث مع شخص ما في البنك أو المتجر، مع التركيز علي استبدال الزوائد اللفظية بفترات صمت.

عوامل بناء الثقة: أسرار تضفي علي خطبتك المزيد من التأثير

إن سر العرض الرائع هو أن تحكي قصة. عد بذاكرتك إلي الوراء عندما كنت طفلًا، وكان والدك يحكيان لك قصة قبل النوم. إن الأطفال يعشقون القصص وكذلك الكبار. ويجب الناس الخطيب الذي يحكي لهم القصص التي تنطبق علي الرسالة التي يود توصيلها إليهم. وتساعدك القصص الشخصية علي الوصول برسالتك إلي وجهتها. لذا، إذا أردت أن تقص " قصة" بفاعلية فاتبع الخطوات التالية:

• ابدأ بالغاية من خطبتك: كما يقول ستيفن كوفي – في كتابه "العادات السبع للناس الأكثر فعالية": "ابدأ والغاية في ذهنك"، لذا فكر في الرسالة الأساسية التي تود أن يفهمها الناس، ثم اجمع الحقائق والمعلومات التي تعتقد أنها ذات صلة وثيقة برسالتك. وتذكر قصصًا شخصية حدثت لك عندما كنت طفلًا أو مراهقًا أو شابًا؛ بحيث يمكنك استخدامها.
• استخدام أمثلة يستطيع جمهورك التواصل معها: علي سبيل المثال، إذا وددت التحدث عن أحدث التطورات في مجال علاج أمراض القلب فقد تكون في حاجة إلي ذكر قصة قصيرة عن مريض استفاد من التكنولوجيا أو من هذا العلاج.
• تدرب علي قص نوادر عن نفسك كما لو كانت تقصها للمرة الأولي: بينما تتدرب، جرب استخدام عبارات مختلفة وأساليب متنوعة لشرح القصة أو المثال الذي تستخدمه. وأفضل طريقة لذلك هي أن تضع نفسك في القصة وتتظاهر بأنك الشخصية الرئيسية في القصة، وأن تتخيل أنك تمثل مسرحية وتلعب أحد الأدوار أو الشخصيات. حاول تقمص الشخصيات في قصتك واستخدم أسماء حقيقية أو خيالية لمساعدتك علي تحديد الشخصيات في قصتك.
• تدرب علي كل قصة من قصصك علي حدة وسجلها: انظر جيداً إلي طول كل قصة، وهذا يعتمد علي مستوى التفاصيل التي تستخدمها. في البداية ضع نصًا طويلًا لقصتك، ثم ضع نصًا مختصرًا، وسيكون النصان في متناول يدك إذا ما احتجت إلي ضبط توقيت خطبتك. حدد أنواع الإشارات التي تستخدمها لإضفاء بعض الحيوية علي قصتك، مثل تغيير نبرة صوتك، أو طريقة تحرك، أو إذا ما كان أي من الوقوف أو الجلوس يمكن أن يكون أكثر فعالية. وسأتناول أسلوب قص القصص بالمزيد من التفصيل في اليوم الخامس، حيث سأناقش لغة الجسد ونبرة الصوت.

وتذكر ضرورة أن تخبر الجمهور بما ستتحدث عنه فقط، لأنك لن تتمكن من القيام بهذا حتي تحدد ما ستتحدث عنه. وأخبرهم بقصصك، وذلك بأن تتحدث في لب موضوعاتها. وكذلك أخبرهم بما سبق أن أخبرتهم به، بحيث يكون ذلك بمثابة مراجعة سريعة في النهاية لمستمعيك. وأخبرهم كذلك بالغاية من قصصك إذا لم يتمكنوا من معرفتها بأنفسهم.

خصص وقت مناسب للخطبة - اتصال

الأداء الإيجابي: بناء خطبة في إطار الوقت المخصص لك

آخر الأشياء التي يجب أن تقوم بها عند إعداد وتنظيم خطبتك هو ضبط التوقيت. ولكي تتمكن من القيام بهذا  بفاعلية، قم بتسجيل خطبتك علي شريط تسجيل، أو شريط فيديو، ودوِّن المدة الزمنية التي يستغرقها كل مقطع من مقاطع خطبتك. وعند هذه النقطة، أعد كاميرا الفيديو أو أرد جهاز التسجيل حالما تستعد لإلقاء الخطبة بأكملها كما لو كانت واقفًا أمام الجمهور. ومن المثير للعجب أن عددًا كبيرًا من الناس لا يسجلون خطبهم قط كي يستخدموا التسجيل للتدرب علي خطبهم، بل إن العديد من الناس لا يتدربون علي خطبهم، ومن ثم يتساءلون لماذا لا يكفي الوقت المتاح لطرح المادة التي لديهم.

وسوف نستخدم أسلوب التسجيل خلال هذا المقال، لكن بالنسبة لهذا المقال لن تحتاج سوى أن تسجل وقت بداية ونهاية كل مقطع من مقاطع خطبتك، وعليك أن تقوم بتدوين المدد الزمنية، ولتكن مدوناتك في متناول يدك.

وأقترح عليكم استخدام الإرشادات الزمنية التالية في كل مقطع:

• المقدمة (من 10 إلي 15%)
• المتن (من 70 إلي 80%)
• الخاتمة (من 10 إلي 15%)

والآن سنتناول مثالاً عملياً:

لنفترض أنه قد طُلب منك إلقاء خطبة مدتها 10 دقائق. وباستخدام النسب الأعلى المذكورة ستخصص للمقدمة 15% من العشر دقائق، أي دقيقة ونصف الدقيقة، وستخصص للخاتمة دقيقة ونصف الدقيقة، وهذا يترك لك 7 دقائق للمتن. وإذا أردت تخصيص وقت للأسئلة والإجابة في نهاية عرضك فأنت في حاجة إلي تخصيص وقت إضافي لهذا. ولنقل إنك ستخصص دقيقتين من أجل الأسئلة والأجوبة ومن ثم فإنه سوف يكون لديك 8 دقائق للعرض، وهذا يعيدنا إلي الوقت الحقيقي المتاح لك؛ دقيقة ونصف الدقيقة لكل من المقدمة والخاتمة، وبالتالي يتبقى لك 5 دقائق فقط لتقديم لمحتوى (متن الخطبة)، وليس 10 دقائق كما افترضت منذ البداية.

وطول سنوات عملي كمدرب محترف علي إلقاء الخطب، شهدت الكثير من الخطباء الذين لم يستخدموا هذا التدريب الرياضي البسيط عن إعداد عروضهم، وبالطبع لم أندهش عندما كان ينقضي وقتهم دون أن يكفي، أو يحدث الأسوأ فيتجاوزون الوقت المحدد لهم لأنهم قدروا العشرة دقائق كلها للموضوع ولم يخصصوا منها وقتًا للمقدمة والخاتمة والأسئلة.

والآن، ننتقل إلي الخطوة الثانية. كما تري لم يتبق لديك سوى خمس دقائق فقط لتتحدث فيها عن الموضوع الأساسي، ولنفترض أنك ستستخدم القصص التي اخترتها، فيكون السؤال الأول الذي ينبغي أن تطرحه علي نفسك هو: "هل يمكنني قص ثلاث قصص في خمس دقائق؟". إذا لم يكن هذا ممكنًا ، ففكر في استخدام قصتين فحسب، أو ربما قصة واحدة فقط، وراجع شريط الفيديو. ولنقل إنك وجدت أن القصة الأولي قد استغرقت ثلاث دقائق، وأن القصة الثانية استغرقت أربع دقائق، وان القصة الثالثة استغرقت ست دقائق، وبالتالي يكون المجموع ثلاث عشرة دقيقة، في حين أن الوقت المتاح لك هو خمس دقائق فحسب، إذن فسوف يكون عليك أن تتخذ بعض القرارات، مثل:

• إذا أردت، بالفعل، استخدم القصص الثلاث، فهل يمكنك اختصارها، لكي يكون مجموعها أقل من خمس دقائق؟ وينبغي مراعاة أنك ستحتاج إلي تلخيص الرسالة الأساسية لكل قصة. وحتي لو استغرق الملخص عشرين أو ثلاثين ثانية فستحتاج علي الأقل إلي دقيقة واحدة للمخلص، وبالتالي لن يتبقى لديك سوى أربع دقائق.
• في هذه الحالة أقترح عليك استخدام قصتين فقط؛ طالما أن معظم القصص لا يمكن قصها بفعالية في أقل من دقيقتين. والآن، يجب عليك اتخاذ قرار بشأن أي من القصتين سوف تختار. وأقترح عليك أن يكون من بينهما دائماً قصة عن نفسك لتقصها في نهاية العرض، وبالتالي، فسوف يكون لديك أربع دقائق تستطيع أن تقسمها بين القصتين.
• أقترح أن القصة الأولي قصيرة (حوالي دقيقة واحدة أو دقيقتين) وامنح قصتك الشخصية دقيقتين أو ثلاثا.

التناسق بين مدة الخطبة و محتواها - الاتصال

اختصار القصة

لنفترض أنك ستستخدم القصة الأولي، والقصة الثالثة، التي هي قصتك الشخصية. وتري مبدئيًا أن القصة الأولي تستغرق ثلاث دقائق، وقصتك الشخصية قد تستغرق خمس دقائق. لذا، فأنت الآن في حاجة إلي اختصار هاتين القصتين إلي النصف، وإليك الوسيلة للقيام بذلك.

راجع شريط الفيديو الذي سجلته لكل قصة مرة أخري، ودوِّن الأفكار الأساسية التي ناقشتها وكذلك سلسلة الأفكار التي في النسخة الأصلية، ولاحظ مستوى التفاصيل التي استخدمتها في كل فكرة أو مقطع  من مقاطع قصتك. وقرر أي مقطع أو أية تفاصيل يمكنك حذفها، أو فكر في كيفية إلقاء هذا المقطع من القصة باختصار. إنه عمل شاق! ولكنني لم أقل إنه أمر سهل. والآن سجل القصة وانظر كيف استغللت الوقت. كرر هذه العملية مع كل قصة، موليًا اهتمامك إلي أجزاء القصة التي يمكنك إلقاؤها بتفاصيل أقل. وأثناء هذه العملية، احتفظ في عقلك بملاحظات ودوِّنها أيضًا، لأنك قد تستخدم هذه المعلومات لاحقًا إذا طلب منك أن تلقى نفس الخطبة، ولكن في وقت أطول تلك المرة.

والفكرة الأساسية تدور حول عدم تغيير بناء خطبتك، ولكن تدور حول تقليل مستوى التفاصيل. ولهذا السبب، فأنت تحتاج إلي وقت لتحضير عرض قصير يكون أطول من الوقت الذي تحتاج إليه للتحضير لعرض طويل، لأنك سوف تكون في حاجة إلي تنقيح خطبتك واستخدام عدد أقل من الكلمات والتفاصيل دون الإخلال بالمضمون. والآن سجل الخطبة بالكامل، وراقب الوقت مرة أخري، وأدخل من التعديلات ما تشاء إذا دعت الحاجة لتبدو طبيعيًا عندما قصتك الشخصية، التي سوف تشعر بمزيد من الراحة إذا ما قصصتها كاملة بدون التقييد بوقت.

نصيحة اليوم

في كل خطبة جديدة- أقوم بإعدادها- أعد نسخة مدتها تسعون دقيقة، ونسخة مدتها ستون دقيقة ، ونسخة أخري مدتها ثلاثون دقيقة، بل ونسخة أخري مدتها خمس دقائق. وهناك عدة أسباب لإعدادي أربع نسخ من الخطبة حتي لو طلب مني إلقاء خطبة تدور حول نفس الموضوع في أكثر من مؤسسة أو شركة. فعلي سبيل المثال، ربما يطلب مني أحد العملاء التحدث لمدة ستة دقائق ويطلب مني عميل آخر التحدث لمدة خمس وأربعين دقيقة، وبالتالي فإن إعداد أكثر من نسخة من الخطبة يساعدني علي ملاءمة العرض للمدة الزمنية المحددة. وثمة سبب آخر، هو أن الوقت المحدد لي لإلقاء الخطبة، في أحيان كثيرة، يختلف عن الوقت الفعلي، كأن يتجاوز المتحدث الذى يسبقني المدة الزمنية المخصصة لي.

وقد واجهني هذا الموقف السيئ منذ فترة ليست بالطويلة عندما طُلب مني أن أكون المتحدث الرئيسي في اجتماع عُقِدَ بأحد الفنادق، وكان الوقت المقرر لخطبتي هو ستون دقيقة. وقبيل تقديمي، انطلق صوت إنذار الحريق، وكان علينا إخلاء المبني ولحسن الحظ اتضح أنه إنذار خاطئ، ومع ذلك، فعندما سمح لنا بالعودة إلي حجرة الاجتماعات كان قد مضي ثلاثون دقيقة. وكان من المقرر إنهاء عرضي في تمام الساعة العاشرة صباحًا، في حين أن الساعة تشير إلي التاسعة والنصف، فسألت المسئولة عن تنظيم الاجتماع حول كيفية التصرف في هذا الموقف.
ولأنني المتحدث الرئيسي وقد خصص لي من الوقت ستون دقيقة، فقد أخبرتها أن بإمكاني المضي قدمًا في هذا العرض أو  استخدام نسخة مختصرة. فطلبت مني إلقاء خطبة مختصرة بما لا يقلل من تحفيز الجمهور، واستخدمت النسخة التي تستغرق 25 دقيقة، والتي لم تكن ناجحة فحسب بل ساعدت علي إعادة المنتدى إلي الجدول الزمني المحدد له. ونتيجة لهذا، تم اختياري في العام التالي كي ألقى خطبتي الافتتاح والختام؛ لأن المنظمين قد أدركوا أن بإمكاني تلبية ما يفوق رغباتهم.

والآن سأقدم لك، من خلال المقال أدوات ستساعدك علي مد الجسور بينك وبين الجمهور وكذلك تحليلهم، ومن ثم، سوف تتمكن من صياغة خطبتك وفقًا لاحتياجاتهم واهتماماتهم.

أنا مدينة للأكاديمية العربية البريطانية للتعليم العالي - نانسي شاهين

أنا نانسي شاهين مديرة قسم العلاقات العامة في أحد القنوات الفضائية الشهيرة ، و تقوم سياستي في العمل بمجال العلاقات العامة على كونها أهم دور في كل وسائل الإعلام و النشر ، حيث أني من خلالها أقوم بتمهيد للعملاء لتقبل التغيير المتوقع في سياسات المؤسسة، و تقيس مدى تقبل العملاء لهذا التغيير المتوقع و الدائم لتطوير نشاط و أداء المؤسسة المستمر.

أقصد بذلك أن دوري كمديرة قسم العلاقات العامة أصبح يستعمل العلاقات العامة بشكل مستمر و متصل لتكوين صلات جيدة بين الجماهير و المؤسسة من بعد دراستي للماجستير التخصصي في العلاقات العامة من بريطانيا من خلال الأكاديمية العربية البريطانية للتعليم العالي . كذلك تقوم العلاقات العامة بدور هام في تجميل صورة المؤسسة من خلال الاهتمام بأنشطة التفاعل المباشر من قبيل عمل نشرات و توزيعها على العملاء، إقامة رحلات و مهرجانات دعائية للترويج للمؤسسة، تقديم هدايا تذكارية، و غيرها من مظاهر التفاعل الترفيهي و غير الترفيهي، بما يؤدي لارتباط العملاء بالمؤسسة. و تقبلهم الزائد للتغيير في سياساتها. يتضح مما سبق أهمية العلاقات العامة و دورها المؤثر في تنفيذ سياسات المؤسسة، و تحقيق التغذية الراجعة للإدارة بكل مستجدات السوق و طموحات العملاء و دورها الفاعل في الارتقاء بمستوى أداء المؤسسة، و تحسين مستوى الخدمات المقدم من  قبلها.

و قد أعجبني جداً أسلوب الدراسة في الأكاديمية العربية البريطانية للتعليم العالي حيث تمتع نظام التعليم في الأكاديمية العربية البريطانية للتعليم العالي بالمرونة المطلقة و الجدية و الحزم في آنً واحد ، حيث وفرت الأكاديمية العربية البريطانية للتعليم لعالي عدة خيارات مفتوحة للطالب للأوقات التي يرغب بالتعليم و الدراسة فيها مع الناصح الدراسي .

بالإضافة إلى ترك الحرية المطلقة لي في كيفية وضع الجدول الزمني الملائم لي لدراستي دون أن يشكل البرنامج الدراسي عبئاً إضافياً بل يشكل ميزة تكميلية لنجاحي و تفوقي.

و لهذا أنا مدينة للأكاديمية العربية البريطانية للتعليم العالي بما حققته معها و من خلالها من نجاحات و تطورات في مهنيتي و علمي .

نانسي شاهين